تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند
تلفن گویا یا همان Interactive Voice Response (IVR) به یک سیستم ارتباطی اشاره دارد که به عنوان یک رسانه برای پاسخ به تماس ها از طریق گفتار است و این فناوری برای مدیریت تماسهای ورودی و خروجی در سازمانها و شرکتها استفاده می شود و به آن ها اجازه می دهد تا با مشتریان، مراکز تماس و سیستمهای دیگر ارتباط برقرار کنند.
در واقع تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند شامل یک سری منوهای گفتاری است که به کاربران اجازه میدهد با استفاده از دستورات صوتی درخواستهای خود را مدیریت کنند. این سیستم میتواند به صورت خودکار منوهای گفتاری را پخش کند و با شنیدن صداها یا انتخاب گزینهها توسط کاربران، به درخواستها و سوالات آنها پاسخ دهد.
به عنوان مثال، یک تلفن گویا ممکن است برای آن که مشتریان را به بخشهای مختلف یک سازمان هدایت کند، منویی ارائه دهد که با انتخاب گزینههای مختلف، کاربران را به بخش پشتیبانی، فروش یا خدمات مشتریان هدایت کند.
یکی از مزایای تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند، بهبود تجربه مشتری است که به آن ها اجازه میدهد تا به سرعت و به صورت مستقیم با سیستم تعامل داشته باشند و نیازهای خود را ، بدون نیاز به صحبت کردن با یک نماینده انسانی، برطرف کنند. این کار کمتر از وقت مشتریان را درگیر میکند و بهبود قابل توجهی در تجربه کاربری فراهم میکند.
با استفاده از این سیستم به سازمانها کمک می کند تا فرآیندهای خود را به صورت خودکار و مکانیزه انجام دهند، که میتواند به کاهش نیاز به نیروی انسانی و هزینههای مربوطه منجر شود و قابلیت هدایت مشتریان به بخشهای مختلف را دارد که به سازمانها امکان می دهد تا تماسها را مدیریت و برنامه ریزی کنند، که این نیز باعث بهبود کارایی و کاهش هزینهها میشود.
در واقع این سیستم میتواند امکانات متنوعی را ، از جمله ارائه اطلاعات آماری، برنامههای زمانبندی شده، پرداخت صورت حساب و ارائه راهنماییهای صوتی ارائه دهد. میتواند از تشخیص گفتار و تبدیل آن به متن استفاده کند تا بتواند به درخواستهای کاربران پاسخ دهد.
تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند به طور معمول با سانترالها یا مراکز تلفن هوشمند مرتبط استفاده میشود. زیرا سانترال یک سیستم مدیریت تماسهای تلفنی در سازمانها است که امکاناتی مانند توزیع تماسها، پیشخوان تلفنی، انتقال تماس و ضبط تماس را فراهم میکند. ارتباط تلفن گویا با سانترال، این امکان را به سازمان میدهد که فرآیندهای تلفنی خود را بهبود دهد و تماسها را به صورت خودکار و هوشمند به بخشهای مختلف سازمان هدایت کند.
همچنین به سازمانها امکان می دهد تا تجربه تلفنی خود را سفارشی کنند. آن ها می توانند منوها، دستورات صوتی و گزینههای مختلف را تنظیم و پیکربندی کنند تا نیازهای خاص سازمان خود را برآورده کنند. این امکان به سازمانها کمک میکند تا با مشتریان خود با توجه به نیازهای خاص خودشان ارتباط برقرار کنند و تجربه کاربری منحصر به فردی را فراهم کنند.
برای یکپارچه سازی تلفن گویا با سانترال سازمان شما، مراحلی وجود دارد که ابتدا باید قابلیتها و سازگاری تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند را با سانترال سازمان بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که قابلیت ارتباط با سانترال را دارد و شرایط مورد نیاز شما را پشتیبانی می کند. پس از آن بررسی و انتخاب یک راهکار تلفن گویا که قابلیت ارتباط با سانترال را دارد و با نیازهای سازمان شما سازگار است، مهم است.
ممکن است بخشی از سانترال سازمان شما امکانات تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند را برای شما فراهم کند یا نیاز به استفاده از یک سرویس دهنده خارجی داشته باشید. در واقع، شما نیازمند تنظیمات و پیکربندی مشخصی هستید. این تنظیمات شامل پروتکلها و رابطهای ارتباطی است که بین تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند و سانترال برقرار میشود. این مرحله ممکن است نیازمند دانش فنی و تخصصی باشد، بنابراین بهتر است با تیم فنی خدمات پشتیبانی تماس بگیرید.
بعد از اتصال تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند به سانترال، باید منوها، دستورات صوتی و گزینههای مورد نیاز خود را تنظیم کنید. این شامل تعریف منوهای گفتاری، سناریوهای مختلف و ارتباط آن ها با بخشهای سازمان است و این مرحله به شما امکان می دهد تا تجربه کاربری و فرآیندهای تلفنی خود را سفارشی کنید.
در واقع پس از تنظیمات و پیکربندی، مهم است تا سیستم را آزمایش کنید و اطمینان حاصل کنید که به درستی با سانترال کار میکند. این شامل آزمایش تماسها، انتقال تماس و سایر عملکردهای تلفنی است. این به شما اجازه میدهد تا از عملکرد صحیح تلفن گویا و سازگاری آن با سانترال مطمئن شوید.
یک راه دیگر برای بررسی سازگاری تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند، وجود دارد که میتواند مراجعه به منابع و اطلاعات فنی مربوط به این سیستم باشد. در نهایت اگر هنوز اطمینان حاصل نکرده اید میتوانید با تکنسین های فنی یا تیم پشتیبانی ما تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند تماس بگیرید. آن ها میتوانند اطلاعات دقیق تری درباره سازگاری با سانترال و مشخصات فنی ارائه دهند و به شما راهنمایی کنند.